BUSINESS-Unterstützung (Junior-Position)
Unser Kunde, ein großer Öl- und Gasbetreiber, sucht Kandidaten für eine Stelle im Bereich Business Support. Sie suchen jemanden mit fundiertem Hintergrundwissen in unterstützenden Abteilungen und der Wahrnehmung von EA/PA-Rollen (dies ist eine Juniorposition). Es handelt sich um einen PAYE-Vertrag, zunächst bis zum 31. Dezember 2024 mit der Möglichkeit einer Verlängerung. Hybride Arbeitsvereinbarung verfügbar.
Zweck der Rolle:
Die Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass allen Funktionen/Abteilungen effektive und effiziente administrative Unterstützung geboten wird
Kritische Verantwortlichkeiten:
Gewährleistung, dass alle Aktivitäten auf sichere Weise und unter Einhaltung aller behördlichen Anforderungen, Gesetze und HSES-Verfahren des Kunden durchgeführt werden
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Bereiche der Rechenschaftspflicht, Verantwortung und Kompetenz:
Bieten Sie bei Bedarf effiziente administrative Geschäftsunterstützung für bestimmte Funktionen/Abteilungen.
Kalenderverwaltung für Führungskräfte nach Bedarf.
Meetings effizient organisieren und koordinieren, dazu gehören das Versenden von Einladungen, das Vorbereiten von Tagesordnungen, das Verteilen vorab gelesener Materialien im Voraus, das Buchen von Meetingräumen, das Durchführen von Technologieprüfungen für Teams-Meetings und das sorgfältige Protokollieren bei der Nachverfolgung von Aktionspunkten.
Unterstützen Sie Teams bei gut sichtbaren externen Treffen, bei denen es auf Glaubwürdigkeit ankommt, einschließlich Investorentreffen und Banktreffen.
Erstellen und koordinieren Sie alle erforderliche Dokumentation, Berichte und Präsentationen auf hohem Niveau, wobei vor der Veröffentlichung die Richtigkeit des Inhalts und die Einhaltung des Markenstandards des Kunden sichergestellt werden.
Koordinierung von Reisevorbereitungen, Unterbringung und externen Besprechungen/ Veranstaltungen im Einklang mit dem Geschäftsreise- und Spesenverfahren, einschließlich der Verwaltung der internationalen Reiselogistik, der Visabeschaffung und der Aufrechterhaltung des Sicherheitsbewusstseins innerhalb des Teams.
Unterstützen Sie Funktionen/Abteilungen beim Zeitschreiben, Ausgaben in SAP Concur und alle anderen Ad-hoc-Verwaltungsanfragen.
Unterstützung bei Finanzaktivitäten, einschließlich der Erstellung von Bestellanforderungen in SAP S4 Hana, der Einbindung neuer Lieferanten in Ariba und der Zusammenarbeit mit der Kreditorenbuchhaltung und Lieferanten, um eine pünktliche Zahlung sicherzustellen.
Fungieren Sie als freundliches Begrüßungsgesicht und zentraler Ansprechpartner, um sicherzustellen, dass alle neu ankommenden und abreisenden Mitarbeiter ordnungsgemäß ein- und aussteigen. Arbeiten Sie eng mit anderen Funktionen zusammen, um sicherzustellen, dass alle geeigneten Geräte und die Schreibtischverwaltung zur Unterstützung Ihrer Funktionen vorhanden sind und alle internen Bewegungen genau aufgezeichnet werden.
Proaktive und kooperative Unterstützung des gesamten Verwaltungsteams Bei Bedarf arbeiten wir eng zusammen, um sicherzustellen, dass alle Teams einen zugänglichen, professionellen Ansprechpartner erhalten