ÄRITEGEVUSE TUGI (JUUNIARI AMETIKOHT)
Meie klient, suur nafta- ja gaasioperaator, otsib kandidaate ettevõtte toetaja ametikohale. Nad otsivad kedagi, kellel on kindel taust toetavates osakondades ja EA/PA rollidega (see on noorem ametikoht). See on PAYE lepinguline roll esialgu kuni 31. detsembrini 2024 koos pikendamisvõimalusega. Saadaval on hübriidtöökorraldus.
Rolli eesmärk:
Roll on tagada kõikidele funktsioonidele/osakondadele tõhus ja tõhus haldustugi
Kriitilised kohustused:
Tagamine, et kõik tegevused viiakse läbi ohutul viisil, järgides kõiki regulatiivseid nõudeid, õigusakte ja kliendi HSES-i protseduure
Aruandekohustuse, vastutuse ja pädevuse valdkonnad:
Pakuge vajadusel tõhusat halduslikku ärituge konkreetsetele funktsioonidele/osakondadele.
Vajadusel kõrgematele juhtidele kalendrihaldus.
Koosolekute tõhus korraldamine ja koordineerimine, mis hõlmab kutsete saatmist, päevakavade koostamist, eelnevalt loetud materjalide jagamist, koosolekuruumide broneerimist, Teamsi koosolekute tehnoloogiakontrolli läbiviimist ja usinat protokollimist tegevuste jälgimise ajal.
Toetage meeskondi silmapaistvate väliskohtumistega, kus usaldusväärsus on võtmetähtsusega, sh investorite kohtumised, pangakohtumised.
Looge ja koordineerige mis tahes koosolekuid. nõutav dokumentatsioon, aruanded ja esitlused kõrgel tasemel, tagades sisu täpsuse ja kliendi brändistandardi järgimise enne väljastamist.
Reisikorralduse, majutuse ja kohtumiste koordineerimine/ ärireiside ja -kulude protseduuriga kooskõlas olevad sündmused, sealhulgas rahvusvahelise reisilogistika haldamine, viisade hankimine ja meeskonnas turvateadlikkuse säilitamine.
Toetage ülesandeid/osakondi aja kirjutamisega, SAP Concuri kulud ja muud ad hoc haldustaotlused.
Finantstegevuste toetamine, sealhulgas ostutaotluste suurendamine SAP S4 Hana, uute tarnijate kaasamine Aribasse ning sidepidamine võlgnevuste ja arvetega tarnijad, et tagada õigeaegne maksmine.
Tegutsege sõbraliku näo ja keskse kontaktpunktina, tagamaks, et kõik uued saabujad ja lahkuvad töötajad oleksid korralikult pardale või pardast väljas. Tehke tihedat koostööd teiste funktsioonidega tagamaks, et kõik sobivad seadmed, lauahaldus on teie funktsioonide toetamiseks ja kõik sisemised liigutused täpselt registreeritud.
Proaktiivne ja koostööpõhine tugi laiemale haldusmeeskonnale vajaduse korral teha tihedat koostööd tagamaks, et kõik meeskonnad saaksid vastutuleliku professionaali