WSPARCIE BIZNESU (Junior Pozycja)
Nasz klient, duży operator naftowy i gazowy, poszukuje kandydatów na stanowisko wsparcia biznesowego. Szukają kogoś z solidnym doświadczeniem w działach wspierających i eksponowanym na rolę EA/PA (jest to stanowisko młodsze). Jest to rola kontraktowa PAYE początkowo do 31 grudnia 2024 roku z możliwością przedłużenia. Dostępny hybrydowy układ roboczy.
Cel roli:
Rola polega na zapewnieniu skutecznego i wydajnego wsparcia administracyjnego wszystkim funkcjom/działom
Kluczowe obowiązki:
Zapewnianie, że wszystkie działania są przeprowadzane w bezpieczny sposób, zgodnie ze wszystkimi wymogami regulacyjnymi, przepisami i procedurami BHP klienta
p>
Obszary odpowiedzialności, odpowiedzialności i kompetencji:
Zapewnij skuteczne administracyjne wsparcie biznesowe konkretnym funkcjom/działom, zgodnie z wymaganiami.
Zarządzanie kalendarzem dla starszych liderów, zgodnie z wymaganiami.
Wydajnie organizuj i koordynuj spotkania, co obejmuje wysyłanie zaproszeń, przygotowywanie porządków obrad, dystrybucję wcześniej przeczytanych materiałów, rezerwowanie sal konferencyjnych, przeprowadzanie kontroli technologii na spotkaniach w aplikacji Teams oraz skrupulatne sporządzanie protokołów podczas śledzenia elementów działań.
Wspieraj zespoły organizując bardzo widoczne spotkania zewnętrzne, w których kluczowa jest wiarygodność, w tym spotkania z inwestorami, spotkania bankowe.
Twórz i koordynuj dowolne wymagana dokumentacja, raporty i prezentacje na wysokim poziomie, zapewniając dokładność treści i zgodność ze standardem marki klienta przed publikacją.
Koordynowanie organizacji podróży, zakwaterowania i spotkań poza siedzibą firmy/ wydarzenia zgodne z Procedurą podróży i wydatków służbowych, w tym zarządzanie logistyką podróży międzynarodowych, pozyskiwanie wiz i utrzymywanie świadomości bezpieczeństwa w zespole.
Wsparcie funkcji/działów w zakresie pisania czasu, wydatków w SAP Concur i wszelkich innych doraźnych wniosków administracyjnych.
Wsparcie w działaniach finansowych, w tym zgłaszanie zapotrzebowań na zakup w SAP S4 Hana, wdrażanie nowych dostawców do Ariba oraz współpraca z płatnikami i dostawcom w celu zapewnienia terminowej płatności.
Występuj w roli przyjaznej, gościnnej twarzy i centralnego punktu kontaktowego, aby mieć pewność, że wszyscy nowo przybyli i odlatujący pracownicy zostaną prawidłowo wprowadzeni na pokład lub wypuszczeni z pokładu. Ściśle współpracuj z innymi działami, aby mieć pewność, że dostępny jest cały odpowiedni sprzęt, zarządzanie biurkiem w celu wspierania Twoich funkcji i dokładne rejestrowanie wszystkich wewnętrznych przesunięć.
Proaktywne i oparte na współpracy wsparcie dla szerszego zespołu administracyjnego w razie potrzeby ścisła współpraca, aby zapewnić wszystkim zespołom przystępne, profesjonalne podejście