PODPORA PODNIKANIA (juniorská pozícia)
Náš klient, významný prevádzkovateľ ropy a zemného plynu hľadá kandidátov na pozíciu Podpora podnikania. Hľadajú niekoho so solídnym zázemím v podporných oddeleniach a EA/PA rolou (toto je juniorská pozícia). Ide o rolu PAYE zmluvy spočiatku do 31. decembra 2024 s možnosťou predĺženia. K dispozícii je hybridné pracovné usporiadanie.
Účel úlohy:
Úlohou je zabezpečiť efektívnu a efektívnu administratívnu podporu poskytovanú všetkým funkciám/oddeleniam
Kritické zodpovednosti:
Zabezpečenie, aby sa všetky činnosti vykonávali bezpečným spôsobom v súlade so všetkými regulačnými požiadavkami, legislatívou a klientskymi postupmi HSES
p>
Oblasti zodpovednosti, zodpovednosti a kompetencie:
Poskytujte efektívnu administratívnu obchodnú podporu špecifickým funkciám/oddeleniam podľa potreby.
Správa kalendára vyšším vedúcim podľa potreby.
Efektívne organizovať a koordinovať schôdze, čo zahŕňa posielanie pozvánok, prípravu programov, distribúciu vopred prečítaných materiálov, rezerváciu zasadacích miestností, vykonávanie technologických kontrol pre schôdze Teams a dôsledné zaznamenávanie zápisníc pri sledovaní akčných úloh.
Podporujte tímy s dobre viditeľnými externými stretnutiami, kde je kľúčová dôveryhodnosť, vrátane stretnutí investorov, bankových stretnutí.
Vytvorte a koordinujte akékoľvek požadovaná dokumentácia, správy a prezentácie na vysokej úrovni, ktorá zaisťuje presnosť obsahu a dodržiavanie štandardu značky klienta pred vydaním.
Koordinácia cestovných opatrení, ubytovania a stretnutí mimo pracoviska/ udalosti v súlade s Business Travel and Expense Procedure, vrátane riadenia medzinárodnej cestovnej logistiky, obstarávania víz a udržiavania povedomia o bezpečnosti v rámci tímu.
Podpora funkcie/oddelenia s písaním času, výdavky v SAP Concur a akékoľvek iné ad hoc administratívne požiadavky.
Podpora s finančnými aktivitami vrátane zvyšovania požiadaviek na nákup v SAP S4 Hana, zaraďovania nových predajcov do Ariby a spájania s účtami a dodávateľov, aby zabezpečili včasné platby.
Správajte sa ako priateľská uvítacia tvár a centrálny kontaktný bod, aby ste zabezpečili, že všetci noví prichádzajúci a odchádzajúci zamestnanci budú riadne nastúpení/vystúpení. Úzko spolupracujte s ostatnými funkciami, aby ste zaistili, že všetko vhodné vybavenie, správa stola sú na mieste na podporu vašich funkcií a presne zaznamenávajú všetky interné pohyby.
Proaktívna a kolaboratívna podpora širšiemu administratívnemu tímu v prípade potreby úzko spolupracujú, aby sa zabezpečilo, že všetky tímy získajú prístupného, profesionálneho