Resum AJANTA CONSULTING, LLC. San Antonio, TX L'assistent administratiu és responsable davant el director del projecte del control general de les tasques administratives i la responsabilitat i la gestió general dels projectes específics assignats. Responsabilitats Gestionar múltiples reunions i seminaris web en plataformes de vídeo: Zoom, Go-To Meeting, Teams. Programeu i organitzeu activitats per a grans reunions trimestrals, paquets de viatge i itineraris per a persones d'alt rang. Transcriviu i proporcioneu minuts, segons sigui necessari. Col·laborar amb els gestors de programes per fer un seguiment, desenvolupar i proporcionar els resultats del programa. Realitzeu anàlisis de fluxos de treball i processos operatius/funcionals utilitzant productes de Microsoft Suite, inclosos, entre d'altres, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint i Teams. Gestionar i mantenir processos eficients que garanteixin que la documentació sigui precisa i actualitzada tal com s'aplica a l'activitat contractual diària. Avaluar i oferir recomanacions sobre com millorar els nostres processos, sistemes i eficiència, incloses les noves plataformes, aplicacions, proveïdors i processos. Mantenir, revisar i/o actualitzar els SOP específics del programa Responsable de la creació d'arxius electrònics i el seguiment de l'estat d'orientació, l'entrada de dades i el manteniment. Establir relacions de treball estretes amb els gestors de programes de l'empresa, els clients potencials d'ordres de tasques i els respectius clients i subcontractistes programa per programa. Preparar informes especials recopilant, analitzant i resumint informació i tendències. Preparar, assistir i gestionar esdeveniments del projecte, sessions informatives i visites al lloc, segons sigui necessari. Preveure els obstacles, riscos i limitacions d'un projecte i planificar-los de manera eficaç. Proporcioneu informes d'estat setmanals, mensuals, trimestrals i anuals al director del programa tal com es requereixen els requisits del contracte. Manteniu registres, fitxers i registres; escrivint tota la correspondència general segons sigui necessari. Gestioneu diversos terminis de projectes en diversos projectes. Respondre a les sol·licituds rutinàries d'informació telefòniques i derivar les trucades i els visitants al personal adequat. Altres tasques encomanades. Requisits Diploma de secundària o GED Mínim tres (3) anys d'experiència en administració, atenció al client en serveis professionals o servei uniformat O Mínim dos (2) anys d'experiència administrativa d'oficina Capacitat per escriure un mínim de 50 WPM amb errors mínims. Coneixements, habilitats i habilitats Coneixement laboral d'una varietat d'aplicacions de programari d'ordinadors, com Microsoft Word, Excel, Access, PowerPoint, SharePoint i Outlook. Posseir un alt grau de competència en la funció assignada i atenció als detalls. Telèfon expert, comunicacions verbals, Microsoft Office, escolta, professionalitat, enfocament al client i habilitats organitzatives. Habilitats excepcionals de comunicació oral i escrita amb un domini total de la llengua anglesa, inclosa la gramàtica i l'ortografia adequades. Capacitat per mantenir un alt nivell de confidencialitat en el tractament de la informació de propietat i de situacions sensibles. Ha de ser capaç t