Samenvatting AJANTA CONSULTING, LLC. San Antonio, TX De administratief assistent is verantwoording verschuldigd aan de projectmanager voor de algemene administratieve taakcontrole en verantwoording en het algemene beheer van specifieke toegewezen projecten. Verantwoordelijkheden Beheer meerdere vergaderingen en webinars op videoplatforms: Zoom, Go-To Meeting, Teams. Plan en organiseer activiteiten voor grote kwartaalvergaderingen, reispakketten en reisroutes voor hooggeplaatste personen. Transcribeer en maak notulen, indien nodig. Werk samen met programmamanagers om programmaresultaten te volgen, ontwikkelen en leveren. Voer analyses uit van operationele/functionele workflows en processen met behulp van de Microsoft Suite-producten, inclusief maar niet beperkt tot Word, Excel, PowerPoint, SharePoint en Teams. Beheer en onderhoud efficiënte processen die ervoor zorgen dat de documentatie accuraat en actueel is, zoals deze van toepassing is op de dagelijkse contractactiviteiten. Evalueer en geef aanbevelingen over hoe we onze processen, systemen en efficiëntie kunnen verbeteren, inclusief nieuwe platforms, applicaties, leveranciers en processen. Programmaspecifieke SOP's onderhouden, beoordelen en/of bijwerken. Verantwoordelijk voor het maken van e-bestanden en het volgen van de oriëntatiestatus, gegevensinvoer en onderhoud. Breng nauwe werkrelaties tot stand met bedrijfsprogrammamanagers, taakorderleiders en respectieve klanten en onderaannemers, programma voor programma. Bereid speciale rapporten voor door informatie en trends te verzamelen, analyseren en samen te vatten. Voorbereiden, assisteren bij en beheren van projectevenementen, briefings en locatiebezoeken, indien nodig. Voorzie de obstakels, risico's en beperkingen van een project en plan er effectief omheen. Bied wekelijkse, maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse statusrapporten aan de programmamanager, zoals vereist in de contractvereisten. Onderhoud records, bestanden en logboeken; en typ alle algemene correspondentie zoals vereist. Beheer meerdere projectdeadlines voor meerdere projecten. Reageer op routinematige telefonische verzoeken om informatie en verwijs oproepen en bezoekers door naar het juiste personeel. Andere taken zoals toegewezen. Kwalificaties Middelbaar schooldiploma of GED Minimaal drie (3) jaar ervaring in administratie, klantenservice in professionele dienstverlening of geüniformeerde dienstverlening OF Minimaal twee (2) jaar administratieve ervaring op kantoor Mogelijkheid om minimaal 50 WPM te typen met minimale fouten. Kennis, vaardigheden en capaciteiten Praktische kennis van een verscheidenheid aan computersoftwaretoepassingen, zoals Microsoft Word, Excel, Access, PowerPoint, SharePoint en Outlook. Beschikken over een hoge mate van vaardigheid in de toegewezen functie en aandacht voor details. Bedreven telefoon, mondelinge communicatie, Microsoft Office, luisteren, professionaliteit, klantgerichtheid en organisatorische vaardigheden. Uitzonderlijke schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden met een volledige beheersing van de Engelse taal, inclusief de juiste grammatica en spelling. Vermogen om een ​​hoog niveau van vertrouwelijkheid te handhaven bij het omgaan met bedrijfseigen informatie en gevoelige situaties. Moet kunnen t