BUSINESS-ONDERSTEUNING (JUNIOR-FUNCTIE)

Onze klant, een grote olie- en gasexploitant, is op zoek naar kandidaten voor een Business Support-positie. Ze zijn op zoek naar iemand met een solide achtergrond in ondersteunende afdelingen en EA/PA-rollen (dit is een juniorfunctie). Het betreft een PAYE-contractrol in eerste instantie tot 31 december 2024 met mogelijkheid tot verlenging. Hybride werkregeling mogelijk.

Doel van de rol:

Het is onze rol ervoor te zorgen dat er effectieve en efficiënte administratieve ondersteuning wordt geboden aan alle functies/afdelingen

Kritische verantwoordelijkheden:

Ervoor zorgen dat alle activiteiten op een veilige manier worden uitgevoerd, in overeenstemming met alle wettelijke vereisten, wetgeving en HSES-procedures van klanten

Gebieden van verantwoordelijkheid, verantwoordelijkheid en competentie:

Zo nodig efficiënte administratieve bedrijfsondersteuning bieden aan specifieke functies/afdelingen.

Agendabeheer aan senior leiders, indien nodig.

Organiseer en coördineer vergaderingen efficiënt, waarbij u uitnodigingen verzendt, agenda's voorbereidt, vooraf gelezen materiaal verspreidt, vergaderruimtes boekt, technologiecontroles uitvoert voor Teams-vergaderingen en ijverig notulen maakt terwijl u actiepunten bijhoudt.

/p>

Ondersteun teams met zeer zichtbare externe bijeenkomsten waarbij geloofwaardigheid van cruciaal belang is, waaronder bijeenkomsten voor beleggers en banken.

Creëer en coördineer eventuele bijeenkomsten vereiste documentatie, rapporten en presentaties volgens een hoge standaard, waarbij de nauwkeurigheid van de inhoud en de naleving van de merkstandaard van de klant worden gegarandeerd voordat deze wordt uitgegeven.

Het coördineren van reisarrangementen, accommodatie en externe vergaderingen/ evenementen in lijn met de zakenreis- en onkostenprocedure, inclusief het beheren van de internationale reislogistiek, het verkrijgen van visa en het onderhouden van het veiligheidsbewustzijn binnen het team.

Ondersteuning van de functie/afdelingen met tijdschrijven, onkosten in SAP Concur en andere ad-hoc administratieve verzoeken.

Ondersteuning bij financiële activiteiten, waaronder het indienen van inkoopaanvragen in SAP S4 Hana, het onboarden van nieuwe leveranciers in Ariba en het onderhouden van contacten met crediteuren en leveranciers om tijdige betaling te garanderen.

Functioneren als vriendelijk gastvrij gezicht en centraal aanspreekpunt om ervoor te zorgen dat al het nieuwkomers en vertrekkende personeel op de juiste manier aan boord/off-board wordt gebracht. Werk nauw samen met andere functies om ervoor te zorgen dat alle geschikte apparatuur en bureaubeheer aanwezig zijn om uw functies te ondersteunen en alle interne bewegingen nauwkeurig vast te leggen.

Proactieve en collaboratieve ondersteuning voor het bredere administratieve team indien nodig nauw samenwerken om ervoor te zorgen dat alle teams een benaderbare professional krijgen