Samenvatting Kom werken bij een bedrijf dat streeft naar buitengewone mensen en uitzonderlijke prestaties! Chenega Enterprise Systems & Solutions, LLC, een bedrijf van Chenega Professional Services’, is op zoek naar een Executive Administrator om te ondersteunen het Department of Homeland Security (DHS) Cybersecurity and Infrastructure Security Agency (CISA) in de missie om zich te verdedigen tegen cyberdreigingsactoren die zich op de Verenigde Staten richten. Ons bedrijf biedt werknemers de mogelijkheid om deel uit te maken van een team met een robuust personeelsbeleid, betrokkenheid van het management, kwaliteitsleiderschap, een sfeer van teamwerk, erkenning voor prestaties en promotiemogelijkheden. We streven er actief naar om de kennis, het kritische denkvermogen en de innovatieve oplossingen van onze zeer betrokken medewerkers voor onze klanten te kanaliseren. Verantwoordelijkheden Geeft leiding aan de activiteiten van een team van 9 senior administratieve professionals die het uitvoerend personeel van de CISA Cyber ​​Security Division ondersteunen. Onderzoek doen, rapporten voorbereiden, informatieverzoeken afhandelen en administratieve taken uitvoeren, zoals het voorbereiden van correspondentie, het ontvangen van bezoekers, het regelen van telefonische vergaderingen en het plannen van vergaderingen. Zorg voor coördinatie van administratieve functies, managementcontroles, verzameling van statistieken, standaard operationele procedures (SOP's) en algemene administratieve naleving. Zorg voor kantooradministratie, archiefbeheer, kennisbeheer, taaktoewijzing en -tracering, kwaliteitscontrole en -borging. Faciliteer de coördinatie, reactie en monitoring van alle documentverzoeken en correspondentie voor interne en externe verzoeken in overeenstemming met het toepasselijke beleid en de toepasselijke procedures. Coördineren en voorbereiden van reisarrangementen, autorisatie en vouchers. Schrijf en bewerk memo's, ontwikkel spreadsheets, archiveer en kopieer documenten. Assisteren bij het voorbereiden van correspondentie, briefingmateriaal, het opstellen van gesprekspunten en rapporten ter beoordeling/goedkeuring door overheidspersoneel. Coördineren en plannen van interne en externe vergaderingen, organiseren en bijhouden van agenda's. Coördineren van media-optredens/interviews en congresvergaderingen/briefings. Bied logistieke ondersteuning voor evenementen op locatie, zoals het coördineren van teleconferenties, videoteleconferenties, registratie van vergaderingen en kamerreserveringen. Assisteren bij het verzorgen van alle aspecten van de planning, coördinatie en uitvoering van vergaderingen en conferenties, inclusief identificatie van belanghebbenden, boeking van geschikte vergaderruimte, tijdige voorbereiding en levering van uitnodigingen voor vergaderingen, voorbereiding van agenda's, briefingmateriaal en naamtenten en naambadges. Maak notulen/notities van vergaderingen, verstrek samenvattingen en actiepunten ter goedkeuring door de overheid, en verspreid deze zodra ze zijn goedgekeurd. Zorg voor naleving van administratief beleid en taakvereisten, richtlijnen, formats en procedures van het uitvoerend secretariaat. Assisteren bij recordbeheer door documenten te beoordelen, archiveren, plannen en archiveren. Andere taken zoals toegewezen. Kwalificaties 10 jaar ervaring met het beheren van exe