Összefoglaló AJANTA CONSULTING, LLC. San Antonio, TX Az adminisztratív asszisztens a projektmenedzsernek felel az általános adminisztratív feladatok ellenőrzéséért és az elszámoltathatóságért, valamint a kijelölt projektek általános irányításáért. Felelősségek Több megbeszélés és webinárium irányítása videoplatformokon: Zoom, Go-To Meeting, Teams. Ütemezzen és szervezzen tevékenységeket nagy negyedéves találkozókhoz, utazási csomagokhoz és útitervekhez magas rangú személyek számára. Írja át és adjon jegyzőkönyvet, ha szükséges. Együttműködjön a programvezetőkkel a programteljesítmények nyomon követése, fejlesztése és biztosítása érdekében. Végezze el a működési/funkcionális munkafolyamatok és folyamatok elemzését a Microsoft Suite termékekkel, beleértve, de nem kizárólagosan a Word, Excel, PowerPoint, SharePoint és Teams termékeket. Hatékony folyamatok kezelése és karbantartása, amelyek biztosítják, hogy a dokumentáció pontos és naprakész legyen a napi szerződéses tevékenységre vonatkozóan. Értékelje és adjon javaslatokat folyamataink, rendszereink és hatékonyságunk javítására vonatkozóan, beleértve az új platformokat, alkalmazásokat, szállítókat és folyamatokat. Programspecifikus SOP-ok karbantartása, áttekintése és/vagy frissítése. Felelős az e-fájlok létrehozásáért és az orientáció állapotának nyomon követéséért, az adatbevitelért és -karbantartásért. Szoros munkakapcsolatok kialakítása a vállalati programmenedzserekkel, a feladatmegrendelés vezetőivel, valamint a megfelelő ügyfelekkel és alvállalkozókkal programonként. Különleges jelentések készítése információk és trendek összegyűjtésével, elemzésével és összegzésével. Felkészülés, segítségnyújtás és irányítás projektesemények, tájékoztatók és helyszíni látogatások szükség szerint. Előre kell látni a projekt akadályait, kockázatait és korlátait, és hatékonyan tervezni körülöttük. Heti, havi, negyedéves, éves állapotjelentések készítése a programvezetőnek a szerződési feltételekben előírtak szerint. Fenntartson rekordokat, fájlokat és naplókat;, és szükség szerint írja be az összes általános levelezést. Több projekt határidejének kezelése több projektben. Válaszol a rutin telefonos információkérésekre, és a megfelelő személyzethez irányítja a hívásokat és a látogatókat. Egyéb feladatok a kijelölés szerint. Végzettség Középiskolai végzettség vagy GED Minimum három (3) év adminisztrációs, ügyfélszolgálati szakmai vagy egyenruhás szolgálati tapasztalat VAGY Minimum két (2) év irodai adminisztratív tapasztalat Legalább 50 WPM gépelési képesség minimális hibákkal. Ismeretek, készségek és képességek Különféle számítógépes szoftveralkalmazások, például Microsoft Word, Excel, Access, PowerPoint, SharePoint és Outlook munkaismerete. Magas fokú jártassággal rendelkezik a kijelölt funkciókban, és odafigyel a részletekre. Ügyes telefon, verbális kommunikáció, Microsoft Office, meghallgatás, professzionalizmus, ügyfélközpontúság és szervezőkészség. Kivételes írásbeli és szóbeli kommunikációs készség az angol nyelv teljes elsajátításával, beleértve a megfelelő nyelvtant és helyesírást. Magas szintű titoktartási képesség a védett információk és kényes helyzetek kezelése során. Képesnek kell lennie t