Bedrijfsprofiel

Oceaneering is een wereldwijde leverancier van technische diensten en producten, voornamelijk voor de offshore energie-industrie. We ontwikkelen producten en diensten voor gebruik gedurende de hele levenscyclus van een offshore olieveld, van boren tot ontmanteling. We exploiteren 's werelds grootste vloot van ROV's voor werkklassen. Daarnaast zijn we toonaangevend op het gebied van onderhoudsdiensten voor offshore-olievelden, umbilicals, onderzeese hardware en tooling. We gebruiken ook expertise op het gebied van toegepaste technologie om de sectoren defensie, entertainment, materiaalbehandeling, ruimtevaart, wetenschap en hernieuwbare energie te bedienen.

Taken & Verantwoordelijkheden

Hoofddoel van de rol

Zorgen voor een efficiënte receptie en telefoondienst voor iedereen bezoekers, het leveren van een hoge standaard van klantenservice. Om effectief te werken om te voldoen aan de leveringsverwachtingen van het bedrijf en tegelijkertijd ervoor te zorgen dat aan de doelstellingen op het gebied van veiligheid, kosten en kwaliteit wordt voldaan.

Bezoekers ontvangen aan de balie door hen op gepaste wijze te begroeten, welkom te heten, aan te kondigen en aan te kondigen

Functies

• Ontvangsttaken uitvoeren op een efficiënte, professionele manier en hoffelijke manier omgaan met vragen van het personeel en het grote publiek, zowel persoonlijk als telefonisch
• Bezoekers verwelkomen, ervoor zorgen dat ze de aanmeldingsprocedure volgen en de juiste gastheer adviseren
• Begroeten en verwelkom gasten zodra ze op kantoor aankomen en zorg ervoor dat ze de HSE-video's hebben gezien
• Verwijs bezoekers naar de juiste persoon en het juiste kantoor
• Beantwoord, screen en schakel inkomende telefoontjes door
• Zorg ervoor dat de ontvangstruimte netjes en representatief is, met alle benodigde schrijfwaren en materialen (bijv. pennen, formulieren en brochures)
• Verstrek basis- en nauwkeurige informatie, persoonlijk en via telefoon/e-mail
• Dagelijkse post/bezorging ontvangen, sorteren en distribueren
• Kantoorbeveiliging handhaven door veiligheidsprocedures te volgen en toegangscontrole via de receptiebalie (logboek bijhouden, bezoekersbadges uitgeven)
• Benodigdheden frontoffice bestellen en voorraad bijhouden
• Reizen en accommodatie regelen en vouchers voorbereiden
• Uitvoeren van overige taken van de receptioniste, zoals archiveren, fotokopiëren, transcriberen en faxen
• Leveringsbonnen matchen en factureren & verwerken
• E-mail overmakingsnota's naar leveranciers (maandelijks)
• Afschriften versturen (maandelijks)
• Verzenddocumenten opstellen
• POD's scannen
• Administratieve ondersteuning voor verkoop-, productie- en verzendingsteam zoals gevraagd .
• Andere taken zoals toegewezen.

Kwalificaties

Kwalificaties

• Opgeleid tot minimaal 'A'-niveau of hoger
• Uitstekende rekenvaardigheid & geletterdheid
• Volledig vertrouwd met Microsoft Office

Kennis, vaardigheden, capaciteiten en andere kenmerken

&stier; Bewezen werkervaring als receptioniste, frontofficevertegenwoordiger