Locatie: Surbiton, Surrey

Salaris: Competitief

Startdatum: Zo snel mogelijk

Sluitingsdatum: 8:00am, 4 oktober 2021

Interviews in week van : 11 oktober 2021

Functiedoel: Voornamelijk administratieve ondersteuning bieden aan de Boys’ Preparatory School

Tenure: Permanente, parttime weken, fulltime uren (maandag t/m vrijdag; 8:00am - 5:00pm, 38 weken van het jaar)

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Het bieden van administratieve ondersteuning aan de plaatsvervangende hoofden


• Het assisteren van de PA aan het hoofd van de Surbiton High Boys’voorbereidende school indien nodig


• Ondersteuning van personeel, leerlingen en ouders bij de dagelijkse werkzaamheden van de Prep School op 2 locaties


• Om tijdig te reageren op telefoontjes en e-mails en de nodige actie te ondernemen


• Ervoor zorgen dat bezoekers zijn aangemeld en geregistreerd bij de receptie in overeenstemming met de veiligheidsmaatregelen van Surbiton High School’


• Contact onderhouden met andere receptiebalies om ervoor te zorgen dat alle locaties samenwerken


• li>
  
• Om post te sorteren en te verspreiden, indien nodig actie te ondernemen


• Het beheren van een effectief papieren en elektronisch archiveringssysteem met archivering en vernietiging van documenten na Richtlijnen voor gegevensbescherming


• Om persoonlijke items te loggen en te verspreiden onder leerlingen wanneer en wanneer dat nodig is, bijv verloren uniform, iPads enz.


• Om indien nodig brieven te maken, notities te maken, notulen enz. te maken


• Om afwezigheden van leerlingen te verwerken contact opnemen met ouders over onverklaarbare afwezigheid van school.


• Om ruimte te reserveren en catering te regelen voor vergaderingen, ouder’-avonden en andere evenementen


• Om op verzoek administratieve en praktische ondersteuning te bieden voor schoolevenementen, bijv Open evenementen, producties, sportdag, prijsuitreiking, ouderavonden, zorgen dat alle aspecten van het evenement worden gepland en uitgevoerd


• Helpen bij eerste hulp en welzijn van leerlingen, inclusief voltooiing van relevante papierwerk en nauwkeurige administratie


• Om toezicht te houden op regelingen voor schoolreizen en evenementen, inclusief het verzamelen en distribueren van het benodigde papierwerk onder het relevante personeel


• Middelen bijhouden met behulp van het bestelsysteem, nauwkeurige administratie bijhouden


• Algemene financiële administratie voeren, inclusief EYFS-financiering


• Verzamelen en produceren informatie die in de schoolnieuwsbrief moet worden opgenomen


• Om ervoor te zorgen dat alle verzonden communicatie nauwkeurig en gepast is, door indien nodig contact te onderhouden met collega's


• Om contact onderhouden met Admissions en andere relevante collega's met betrekking tot toekomstige p