Tehtävä

• Tuki dokumenttien hallintaprosessien analysoinnissa, organisoinnissa ja hallinnassa ja toiminta Saipemin menettelytapojen mukaisesti. Tarjoa resurssien seurantaa ja käyttöliittymää dokumentinhallinta-aiheisiin liittyvään projektiin osallistuvien asiakirjojen valvojien, toimintojen edustajien ja asiakirjapalveluassistenttien kanssa. Varmista tiedon siirtäminen ja dokumentinhallinta-aiheiden säilyttäminen Saipem

Tasksissa

• Tukea tietyn hankkeen organisaatio- ja logistiikka-analyysiä sekä kaikkien mukana olevien tahojen analysointia
• Tue ja auta määrittämään Projektin asiakirjojen hallintaprosessi ja projektin edistymislaskelman määrittäminen
• Hallitse ja valvo asiakkaan hyväksymisprosessia ja asiakirjojen toimittamista asiakkaalle
• tuki Asiakkaalle luovutetun loppuprojektin asiakirjojen määrittäminen, järjestäminen ja hallinta
• Siirrä, säilytä ja ylläpidä asiakirjanhallintaosaamista
• Varmista asiakirja Hallintometodologian ja -menettelyjen ylläpito ja noudattaminen, asiaankuuluvien projektimenettelyjen valmistelu
• Tukea ja avustaa raporttien järjestämisessä ja hallinnassa
• Tarjoaa Help Desk tuki käytössä oleville asiakirjojen hallintatyökaluille
• Järjestä asiakirja Rekisteröinnin ja perustietoluettelon toiminnot
• Varmista koulutus ja tuki projektin dokumenttien hallintaan liittyvissä aiheissa, mukaan lukien kaukaiset sivustot
• Tue projektipäällikköä ja Riskinomistajat minimoimaan riskien vaikutuksia ja maksimoimaan hankkeessa tunnistettuja mahdollisuuksia.
• Hallitse ja seuraa edistymislaskelmia, dokumenttiluettelon tilaa, työnkulkua, sisäistä jakelua, lähetyksiä jne.
• Lataa projektimallit ja sopimusasiakirjat järjestelmään
• Hallitse tai avusta työnkulkujen hallintaa ja asiakirjojen jakelua
• Ohjaa tai avustaa asiakirjan linkittämisessä toimintoihin, ostopyyntöön/tilaukseen, laitoksen rakenteeseen jne.
• Hallitse dokumentaation muodollista oikeellisuutta

Vaatimukset

• Laadunvalvonnan pätevyys
• Kokemus öljy- ja kaasuteollisuudesta ja mieluiten Saudi Aramco -projektista

&nb sp;