Yhteenveto AJANTA CONSULTING, LLC. San Antonio, TX Hallintoavustaja on vastuussa projektipäällikölle yleisestä hallinnollisten tehtävien hallinnasta ja vastuullisuudesta sekä määrättyjen projektien yleisestä hallinnasta. Vastuut Hallitse useita kokouksia ja webinaareja videoalustoilla: Zoom, Go-To Meeting, Teams. Suunnittele ja järjestä toimintaa suuria neljännesvuosittaisia ​​kokouksia varten, matkapaketteja ja reittejä korkea-arvoisille henkilöille. Literoi ja anna pöytäkirjat tarvittaessa. Tee yhteistyötä ohjelmajohtajien kanssa seurataksesi, kehittääksesi ja tarjotaksesi ohjelman tuloksia. Suorita toiminnallisten/toiminnallisten työnkulkujen ja prosessien analysointi Microsoft Suiten tuotteilla, mukaan lukien Word, Excel, PowerPoint, SharePoint ja Teams, mutta ei niihin rajoittuen. Hallitse ja ylläpidä tehokkaita prosesseja, jotka varmistavat, että dokumentaatio on tarkka ja ajan tasalla päivittäisessä sopimustoiminnassa. Arvioi ja anna suosituksia prosessien, järjestelmien ja tehokkuuden parantamiseksi, mukaan lukien uudet alustat, sovellukset, toimittajat ja prosessit. Ylläpidä, tarkista ja/tai päivitä ohjelmakohtaisia ​​SOP-ohjeita. Vastaa sähköisten tiedostojen luomisesta ja suuntauksen tilan seurannasta, tietojen syötöstä ja ylläpidosta. Luo läheiset työsuhteet yrityksen ohjelmapäälliköihin, tehtävätilausjohtajiin ja vastaaviin asiakkaisiin ja alihankkijoihin ohjelmakohtaisesti. Valmistele erityisraportteja keräämällä, analysoimalla ja tiivistämällä tietoa ja trendejä. Valmistaudu, auta ja hallinnoi projektitapahtumia, tiedotustilaisuuksia ja vierailuja tarvittaessa. Ennakoi hankkeen esteet, riskit ja rajoitteet ja suunnittele tehokkaasti niiden ympärille. Toimita viikoittain, kuukausittain, neljännesvuosittain ja vuosittaisia ​​tilaraportteja ohjelmapäällikölle sopimusvaatimusten mukaisesti. Ylläpidä tietueita, tiedostoja ja lokeja; kirjoittamalla kaikki yleinen kirjeenvaihto tarpeen mukaan. Hallitse useita projektien määräaikoja useissa projekteissa. Vastaa rutiininomaisiin puhelinpyyntöihin ja ohjaa puhelut ja vierailijat asianmukaiselle henkilökunnalle. Muut tehtävät määräyksen mukaan. Pätevyydet Lukiotutkinto tai GED Vähintään kolmen (3) vuoden kokemus hallinnosta, asiakaspalvelusta asiantuntijapalveluissa tai virkapuvuissa TAI Vähintään kahden (2) vuoden toimistohallinnon kokemus Kyky kirjoittaa vähintään 50 WPM minimivirhein. Tieto, taidot ja kyvyt Erilaisten tietokoneohjelmistosovelluksien, kuten Microsoft Word, Excel, Access, PowerPoint, SharePoint ja Outlook, tuntemus. Sinulla on korkea pätevyys määrättyjen tehtävien hoitamisessa ja tarkkaavaisuus yksityiskohtiin. Taitava puhelin, sanallinen viestintä, Microsoft Office, kuuntelu, ammattitaito, asiakaslähtöisyys ja organisointitaidot. Poikkeukselliset kirjalliset ja suulliset kommunikaatiotaidot ja englannin kielen täysi hallinta, mukaan lukien oikea kielioppi ja oikeinkirjoitus. Kyky ylläpitää korkeatasoista luottamuksellisuutta käsiteltäessä omistusoikeudellisia tietoja ja arkaluonteisia tilanteita. Täytyy pystyä t