Vahvuus monimuotoisuuden kautta Mullistava tiede. Lääketiede edistyy. Parantuminen persoonallista. Roolit & Vastuut: Tämä tehtävä tarjoaa laajan valikoiman hallinnollisia tukipalveluita, mukaan lukien talousarvion valmistelu ja valvonta, toimintaan ja henkilöstöasioihin liittyvien asiakirjojen, tilastojen ja raporttien valmistelu ja valvonta. Voi toimia hallinnollisena yhteyshenkilönä muiden hankintaan, henkilöstöresursseihin, tiloihin ja toimintaan liittyvien tahojen kanssa. Raportoi yleensä jaostopäällikölle. Tehtävät ja vastuut: 1. Tutkii, paikantaa ja kokoaa tietoja raportteja varten. Kokoaa ja luokittelee luvut laskentaa ja laskelmia varten. Valmistelee tilastoraportteja. 2. Valmistelee ja valvoo budjetteja ja avustusten kohdentamista sekä ylläpitää jaksotuksia. Valmistelee tilien tasapainottamiseksi tarvittavat asiakirjat tarkastelua ja hyväksyntää varten. 3. Ylläpitää osastojen työntekijätiedostoja ja varmistaa säännösten noudattamisen. Aloita ja seuraa henkilöstö- ja palkkajärjestelyt. Luo viikoittaisen palkanlaskennan. Ylläpitää yhteyksiä henkilöresursseihin ja palkanlaskentaan ongelmien ja ongelmien koordinoimiseksi ja ratkaisemiseksi. 4. Auttaa foorumeiden, konferenssien, seminaarien, kokousten ja/tai vierailevien professuurien suunnittelussa ja logistiikkajärjestelyissä. Auta osallistujille tarkoitettujen tietopakettien kehittämisessä ja koordinoinnissa. Literoi ja jakaa pöytäkirjat. 5. Tutkii, arvioi ja ratkaisee tyypillisiä työyksikköön vaikuttavia hallinnollisia tai toiminnallisia ongelmia tai tilanteita. 6. Varmistaa riittävän varaston osastolle. Inventoi tai tutkii tuotteita tunnistaakseen uudelleen tilattavat tai täydennettävät tuotteet. Tilaa tavaroita toimittajalta ja tekee yhteistyötä Purchasingin kanssa varmistaakseen parhaan hinnan laitteille ja tarvikkeille. Seuraa toimittajien’ sopimusten päättymistä ja uusii tarvittaessa. 7. Tarkistaa esimiehen tietoon lähetetyn materiaalin varmistaakseen, että kaikki asiaankuuluvat tiedot, valtuutukset ja asiaankuuluvat tiedot ovat mukana. 8. Toimii yhteyshenkilönä muiden osastojen tai ulkopuolisten tahojen kanssa tavoitteiden saavuttamiseksi ja/tai projektien tai toimeksiantojen toteuttamiseksi. 9. Voi osallistua apurahahakemusten, erikoisprojektien ja JCAHO- ja muiden tutkimusten valmisteluun. 10. Voi tehdä matkajärjestelyjä ja majoitusta. Valmistelee matkakorvaukset ja kuluraportit. 11. Voi seuloa puheluita, vastata tiedusteluihin tai ohjata soittajan asianmukaiselle henkilölle lisätietoja ja/tai ratkaisua varten. 12. Voi seuloa ja priorisoida saapuvan postin tarvittavien toimenpiteiden ja seurannan varalta. Vastaa tarvittaessa posteihin tai jakaa huomiota vaativaa postia asianmukaisille henkilöille. 13. Voi seuloa ja ajoittaa potilasaikoja, ajoittaa lähetteitä erikoistutkimuksiin tai lääkärikäyntiin ja pitää kirjaa potilaiden laskutuksista.